Comment réduire
les écarts d'inventaire dans votre entreprise ?
Découvrez les causes principales de ces écarts et des solutions concrètes pour les réduire efficacement en optimisant vos processus.
L’inventaire est un pilier de la gestion d’entreprise. Parfois considérée uniquement comme une étape fastidieuse et une obligation légale, il permet pourtant de garder une vision claire et précise de vos actifs. L’exercice conduit à repérer les écarts d’inventaire — ces différences entre le stock théorique et le stock réel — entraînant surstocks, ruptures, et pertes financières.
Qu'est ce qu'un écart d'inventaire ?
Un écart d’inventaire correspond à la différence entre :
- Le stock théorique : ce que vos bases de données (logiciel, tableur…) vous indiquent comme disponible.
- Le stock réel : ce qui est physiquement présent dans vos entrepôts et/ou sur vos chantiers.
Ces écarts peuvent donner lieu à deux situations différentes mais problématiques :
- Un surstock : Il y a trop d’articles, entrainant des coûts inutiles de stockage, des risques de péremption… Sur les chantiers, où l’espace de stockage sécurisé est très limité, cela peut vite devenir un casse-tête.
- Un sous-stock : c’est-à-dire des ruptures qui vont perturber le bon déroulement de vos opérations et productions.
- Les écarts d’inventaire ont des conséquences variées : Des pertes financières dues à des stocks inutilisables ou manquants. Des ralentissements opérationnels, notamment en cas de rupture d’approvisionnement. Une désorganisation des équipes, qui doivent compenser les erreurs et parfois perdre en qualité de production.
Les principales causes des écarts d'inventaire
1. Une mauvaise organisation des espaces de stockage
Un entrepôt désorganisé ou mal agencé est une source majeure d’erreurs. Des zones de stockage mal définies, des racks non étiquetés ou des processus de rangement non formalisés favorisent les confusions.
2. Du matériel mal ou non identifié
Les articles non étiquetés ou mal identifiés compliquent leur suivi et peuvent entrainer des partes voire représenter un risque par la suite s’il s’agit d’équipement soumis à des contrôles. Des étiquettes QR Code abîmées ou une base de données obsolète multiplient les risques d’erreurs.
3. Les erreurs humaines
Les erreurs de comptage mais aussi les saisies manuelles dans des tableurs comme Excel sont pratiques mais exposent à des erreurs fréquentes :
- Mauvaise saisie des informations ou mauvaise manipulation des fichiers.
- Perte de données informatiques en cas de manque de sauvegarde.
4. Les pertes ou vols
Les pertes matérielles (vols sur chantier ou désorganisation interne) contribuent significativement aux écarts. Ces pertes peuvent être réduites, mais rarement totalement éliminées.
Quelles solutions pour réduire les écarts d'inventaire ?
Voici 7 solutions à mettre en œuvre pour vous aider à réduire vos écarts d’inventaire au dépôt comme sur le terrain.
1. Optimiser l’organisation de vos entrepôts et de vos dépôts
- Un entrepôt bien organisé offre une meilleure vision d’ensemble, limite les erreurs et fluidifie les opérations :
Définissez des zones claires et spécifiques pour chaque type d’article (matériel à réceptionner, à expédier, à contrôler).
Étiquetez les emplacements pour une identification immédiate.
Standardisez les processus de rangement et de réapprovisionnement.
2. Mettre en place un système d’identification robuste
Un système fiable d’identification du matériel est essentiel pour tracer chaque article :
- Utilisez des étiquettes QR Code ou RFID pour un suivi précis et automatisé.
- Intégrez les données dans une base centralisée régulièrement mise à jour.
- Réalisez un contrôle systématique des articles à leur réception sur site ou au dépôt.
3. Utiliser des indicateurs clés de performance (KPI)
La mise en place d’indicateurs dédiés permet de mesurer l’efficacité de votre gestion de stocks et d’identifier rapidement les problèmes. Parmi les KPI utiles :
Le taux de rotation des stocks : renseigne sur la fréquence de renouvellement.
Le taux de rupture : nombre de fois où un article est indisponible. Plus il est bas, mieux c’est.
Le taux d’exactitude des stocks : pourcentage de concordance entre stock réel et théorique. Plus il est élevé, mieux c’est.
Ces indicateurs doivent être suivis régulièrement pour détecter les anomalies et ajuster les stratégies. Il en existe de nombreux autres, à vous d’identifier les points importants afin de savoir ce qu’il faut mesurer en priorité.
4. Automatiser pour réduire les erreurs humaines
Les solutions numériques permettent de réduire les erreurs liées aux saisies manuelles :
Optez pour un logiciel de gestion de parc matériel qui centralise les données et vous alerte en cas d’écarts.
Automatisez la mise à jour des stocks grâce à des outils connectés (lecteurs QR Code, balances intelligentes…).
5. Procéder à des inventaires tournants réguliers
Les inventaires tournants, réalisés périodiquement sur des segments spécifiques du stock, permettent :
Une détection rapide des anomalies.
Une gestion plus fluide des écarts en continu, sans attendre l’inventaire annuel.
Une meilleure identification des articles ou types d’article problématiques.
6. Former et responsabiliser vos équipes
Les erreurs humaines peuvent être réduites avec une formation adaptée :
Sensibilisez les équipes au respect des processus de rangement et de saisie mais surtout à leur bienfaits. Des acteurs qui comprennent le sens et l’importance de leur tâche sont plus investis.
Formez-les régulièrement à l’utilisation des outils numériques et des méthodes d’inventaire.
Encouragez la responsabilisation sur la traçabilité des articles. Le matériel à disposition est un bien commun, c’est donc l’affaire de tous.
7. Renforcer la traçabilité des flux de matériel
Un suivi rigoureux, de la livraison par le fournisseur jusqu’à l’utilisation sur le terrain, réduit les pertes :
Mettez en place un contrôle à chaque étape (réception, stockage, affectation).
Tracez le matériel jusqu’à l’utilisateur final. En affectant un équipement à un utilisateur, il y a un interlocuteur privilégié lors de la recherche de celui-ci.
Implémentez des procédures claires pour les retours ou les rebuts afin de limiter les erreurs.
Pourquoi la réduction des écarts d'inventaire est un levier stratégique ?
Réduire les écarts d’inventaire, ce n’est pas seulement optimiser vos processus : c’est aussi améliorer vos performances globales, limiter vos coûts, et renforcer la satisfaction client.
En adoptant des outils modernes et en impliquant vos équipes, l’inventaire devient un véritable levier de performance pour votre entreprise.
Avec une solution d’inventaire permanent comme Winstox, intégrez une approche durable :
Limitez le gaspillage des stocks inutilisés.
Réduisez les coûts énergétiques liés au stockage de surstocks.
Optimisez les ressources pour un meilleur impact environnemental.
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